État daté et pré-état daté en copropriété : tout comprendre

Aymeric Nijdam

Vendre un lot en copropriété implique de fournir à l’acquéreur deux documents précis établis à partir des informations du syndic : le pré-état daté et l’état daté. L’état daté copropriété informe l’acheteur sur la situation financière du vendeur vis-à-vis du syndicat des copropriétaires et sur celle de la copropriété elle-même. Ces documents conditionnent la validité de la vente et peuvent, s’ils sont mal anticipés, retarder une signature de plusieurs semaines. CONSORIA fait le point sur leur contenu, leur coût, les délais à prévoir et les recours possibles en cas de blocage.

Qu'est-ce que l'état daté et le pré-état daté ?

Le pré-état daté et l’état daté sont deux documents distincts, tous deux liés à la vente d’un lot de copropriété, mais avec un rôle et un moment différents dans le processus.

Le pré-état daté est un document informatif remis par le vendeur à l’acquéreur avant la signature de l’avant-contrat (compromis ou promesse de vente). Il rassemble les informations financières et administratives disponibles sur la copropriété à un instant donné, sans engagement définitif.

L’état daté est, lui, un document officiel établi exclusivement par le syndic de copropriété, à la demande du notaire chargé de la vente, en vue de la signature de l’acte authentique. Il fait le bilan précis et daté des sommes dues et à recevoir par le vendeur au titre de sa quote-part dans les charges de copropriété.

Pré-état daté et état daté : quelles différences ?

La distinction entre les deux documents tient à trois éléments : qui les établit, à quel moment ils interviennent, et leur valeur juridique.

Auteur : le pré-état daté peut être renseigné par le vendeur lui-même à partir des documents dont il dispose (appels de charges, procès-verbaux d’assemblée générale) ; l’état daté est obligatoirement établi par le syndic de copropriété.
Moment : le pré-état daté est remis avant ou au plus tard lors de la signature du compromis de vente ; l’état daté est demandé en vue de l’acte authentique, généralement peu avant la signature définitive.
Valeur : le pré-état daté a une valeur indicative ; l’état daté est le document opposable qui sert de référence pour la répartition définitive des charges entre vendeur et acquéreur.

L’état daté est un document obligatoire dès lors que le bien vendu dépend d’un syndicat de copropriétaires, quelle que soit la taille de l’immeuble.

Pourquoi ces documents sont-ils exigés lors d'une vente ?

La copropriété est un régime dans lequel chaque copropriétaire doit sa quote-part des charges communes, qu’il s’agisse des dépenses courantes ou des travaux votés en assemblée générale. Lorsqu’un lot change de propriétaire, il faut déterminer avec précision ce que le vendeur doit encore au syndicat des copropriétaires, ce qui lui sera remboursé au titre des avances déjà versées, et ce que l’acquéreur devra assumer à son tour.

L’obligation de transparence sur ces informations résulte de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, renforcée par la loi ALUR du 24 mars 2014, qui a généralisé l’obligation d’information précontractuelle de l’acquéreur d’un lot de copropriété. L’objectif est d’éviter qu’un acheteur découvre après la signature des dettes de charges, des travaux votés non financés ou des procédures en cours contre la copropriété.

Point juridique : le pré-état daté fait partie des documents que le vendeur doit annexer à la promesse de vente en application de la loi ALUR. À défaut de remise de ces documents, le délai de rétractation de l’acquéreur ne commence pas à courir, ce qui peut retarder ou compromettre la vente.

Le contenu obligatoire du pré-état daté

Le pré-état daté doit regrouper un ensemble de documents et d’informations relatifs à l’organisation et à la situation financière de la copropriété :

le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, ainsi que leurs modificatifs publiés ;
la fiche synthétique de la copropriété ;
les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales ;
le carnet d’entretien de l’immeuble ;
une notice d’information relative aux droits et obligations des copropriétaires ainsi qu’au fonctionnement des instances de la copropriété ;
le montant des charges courantes et hors budget prévisionnel payées par le copropriétaire vendeur au titre des deux derniers exercices comptables ;
les sommes pouvant rester dues par le vendeur au syndicat, et celles susceptibles d’être dues par le syndicat au nouveau copropriétaire ;
l’état global des impayés de charges au sein du syndicat et de la dette vis-à-vis des fournisseurs ;
le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot vendu.

Le contenu obligatoire de l'état daté

L’état daté reprend et actualise, à une date précise, les mêmes catégories d’informations financières que le pré-état daté, mais avec une valeur certifiée par le syndic. Il détaille notamment :

les sommes dont le copropriétaire vendeur est redevable au syndicat, y compris les provisions exigibles avant la mutation ;
les sommes qui seront exigibles au titre du budget prévisionnel après la mutation ;
les sommes qui incomberont à l’acquéreur en tant que nouveau copropriétaire ;
l’état des impayés du copropriétaire vendeur envers le syndicat et l’état global des impayés de la copropriété.

Le notaire s’appuie sur ce document pour calculer la répartition définitive des charges entre les parties au moment de la signature de l’acte authentique.

Qui doit payer l'état daté et combien coûte-t-il ?

L’établissement de l’état daté fait partie des prestations particulières facturables par le syndic, à la charge du copropriétaire vendeur, sauf accord contraire entre les parties à la vente.

Le montant de cette prestation est plafonné par la réglementation. Depuis le décret n° 2020-153 du 23 février 2020, le coût de l’état daté est encadré à 380 € TTC maximum. Ce plafond, pris en application de la loi ALUR, s’impose à tous les syndics, professionnels comme bénévoles, et toute facturation supérieure peut être contestée par le vendeur.

À l’inverse, le pré-état daté ne peut donner lieu à aucune facturation par le syndic lorsqu’il est établi à partir des informations déjà en possession du copropriétaire vendeur. Ce point est confirmé par l’ANIL, qui rappelle que seule l’édition de l’état daté proprement dit, en tant que prestation particulière du syndic, peut être facturée dans la limite du plafond réglementaire.

Quel délai pour obtenir l'état daté auprès du syndic ?

Le délai de délivrance de l’état daté varie selon la réactivité du syndic et la charge administrative de la copropriété, mais il se situe généralement entre 5 et 15 jours ouvrés à compter de la demande et du paiement des frais correspondants. Pour sécuriser le calendrier d’une vente, il est recommandé de formuler la demande auprès du syndic au moins un mois avant la date prévue de signature de l’acte authentique.

Un retard dans la transmission de l’état daté peut décaler la signature chez le notaire, notamment lorsque la copropriété traverse une période chargée (clôture d’exercice comptable, assemblée générale annuelle, changement de syndic). Anticiper la demande reste le meilleur moyen d’éviter ce type de blocage.

Que faire si le syndic tarde ou refuse de délivrer le document ?

Un syndic ne peut refuser de délivrer l’état daté dès lors que la demande émane du notaire chargé de la vente et que les frais réglementés ont été réglés. En cas de retard prolongé ou de facturation abusive au-delà du plafond de 380 € TTC, le copropriétaire vendeur peut :

adresser une mise en demeure écrite au syndic, en rappelant le cadre légal applicable ;
solliciter le conseil syndical, qui peut intervenir auprès du syndic pour débloquer la situation ;
saisir la commission départementale de conciliation ou, en dernier recours, le tribunal judiciaire compétent en cas de préjudice avéré lié au retard.

Un syndic de proximité, réactif sur ce type de demande, limite fortement le risque de blocage d’une vente pour une simple question administrative.

Vendre un bien en copropriété : bien anticiper ce document

Pour un copropriétaire qui prépare la vente de son bien, intégrer le délai de production de l’état daté dans le calendrier global de la transaction évite bien des tensions avec l’acquéreur et le notaire. Une agence immobilière qui accompagne la vente peut également coordonner cette demande directement avec le syndic, en parallèle des autres diagnostics obligatoires du dossier de vente.

État daté et pré-état daté : vos questions les plus fréquentes

Qu'est-ce qu'un état daté en copropriété ?

L’état daté est un document établi par le syndic de copropriété à la demande du notaire, qui recense les sommes dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires et celles qui incomberont à l’acquéreur après la vente.

Quelle différence entre pré-état daté et état daté ?

Le pré-état daté est une information précontractuelle remise avant le compromis de vente, à valeur indicative. L’état daté est établi par le syndic en vue de l’acte authentique et sert de référence définitive pour la répartition des charges.

Qui paie l'état daté, le vendeur ou l'acheteur ?

Le coût de l’état daté est en principe à la charge du copropriétaire vendeur, sauf accord contraire entre les parties à la vente.

Combien coûte un état daté en 2026 ?

Le montant de l’état daté est plafonné à 380 € TTC par le décret n° 2020-153 du 23 février 2020, quel que soit le syndic qui l’établit.

Quel est le délai de délivrance de l'état daté par le syndic ?

Le délai constaté est généralement de 5 à 15 jours ouvrés après la demande et le paiement des frais. Une demande anticipée d’un mois avant la signature est recommandée.

Le pré-état daté est-il payant ?

Non. Le pré-état daté ne peut pas être facturé par le syndic lorsqu’il est établi à partir des informations déjà disponibles pour le copropriétaire vendeur.

Que se passe-t-il si le pré-état daté n'est pas fourni à l'acquéreur ?

Le délai de rétractation de l’acquéreur ne commence pas à courir tant que ce document n’a pas été remis, ce qui peut retarder la vente.

L'état daté est-il obligatoire pour toutes les ventes en copropriété ?

Oui. Dès lors que le bien vendu dépend d’un syndicat de copropriétaires, l’état daté est requis pour la signature de l’acte authentique, quelle que soit la taille de la copropriété.

État daté et pré-état daté : ce qu'il faut retenir

Le pré-état daté et l’état daté sont deux documents obligatoires et distincts dans toute vente d’un lot en copropriété. Le premier informe l’acquéreur avant le compromis, le second est établi par le syndic pour la signature définitive et fixe la répartition des charges entre les parties. Le coût de l’état daté est plafonné à 380 € TTC, à la charge du vendeur, tandis que le pré-état daté ne peut donner lieu à aucune facturation. Anticiper la demande auprès du syndic, idéalement un mois avant l’acte authentique, reste la meilleure garantie pour éviter tout retard de vente lié à ce document.

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